AUTOMATION OF DOCUMENT MANAGEMENT: MODERN TECHNOLOGIES AND EFFICIENCY IN SECURITY AND DEFENSE FORCES
P.M. Fivkin, O.M. Rybytska, V. Haidamaka, Ya.E. Belmas · Juridical scientific and electronic journal · 2025
Центральне управління захисту прав військовослужбовців Міністерства оборони України Рибицька О.М., викладач кафедри права Національної безпеки та правової роботи Військово-юридичний інститут Національного юридичного університету імені Ярослава Мудрого Гайдамака В.В., студент І курсу магістратури Військово-юридичний інститут Національного юридичного університету імені Ярослава Мудрого Бельмас Я.Е., студент І курсу магістратури Військово-юридичний інститут Національного юридичного університету імені Ярослава МудрогоСтаття присвячена дослідженню процесу автоматизації діловодства та впровадження електронного документообігу в силах безпеки та оборони України.Проаналізовано ключові аспекти цифрової трансформації управлінських процесів, зокрема вплив електронного урядування на оптимізацію інформаційних потоків і підвищення ефективності прийняття рішень та виконання поставлених завдань.Розглянуто існуючі електронні системи, зокрема кабінет бронювання, електронне судочинство та застосунок Армія+, які сприяють автоматизації документообігу.Досліджено процес цифрової трансформації діловодства в Державній прикордонній службі України (ДПСУ) як одного з передових органів державної влади, який одним із перших впровадив автоматизовану систему документообігу.Проаналізовано нормативно-правове регулювання ведення електронного діловодства відповідно до Інструкції з діловодства в ДПСУ, що визначає електронний документообіг основною формою управлінської діяльності.Особливу увагу приділено застосуванню кваліфікованого електронного підпису, електронної печатки та електронної позначки часу як ключових елементів забезпечення автентичності, захищеності та юридичної значущості електронних документів.Визначено випадки, коли документування управлінської інформації у Держприкордонслужбі здійснюється у паперовій формі, зокрема у разі обмеженого доступу до інформації, законодавчих обмежень на використання електронних документів або відповідних вимог Кабінету Міністрів України.Розглянуто переваги автоматизації діловодства, серед яких підвищення ефективності управління, оперативність обробки інформації та оптимізація робочих процесів.Виокремлено ключові виклики впровадження електронного документообігу, включаючи необхідність посилення кібербезпеки, забезпечення збереження даних та інтеграції електронних систем із загальнодержавними платформами.Запропоновано рекомендації щодо подальшого розвитку цифрових технологій у сфері діловодства та підвищення рівня інформаційної безпеки в системі ДПСУ.Особливу увагу приділено питанням кібербезпеки, захисту даних та впровадженню технології блокчейн як інструменту для запобігання підробці документів і підвищення рівня довіри до електронних систем.Проаналізовано ключові ризики, пов'язані з кібератаками, несанкціонованим доступом до конфіденційної інформації та можливими загрозами з боку ворожих кіберструктур.Розглянуто сучасні методи шифрування, багатофакторної автентифікації та системи моніторингу кіберзагроз, що можуть значно підвищити рівень безпеки в секторі оборони.Визначено основні проблеми, пов'язані з впровадженням цифрових технологій у секторі безпеки і оборони, необхідність підвищення рівня кіберзахисту та інтеграції з державними платформами.Запропоновано рекомендації щодо удосконалення електронного документообігу, зокрема розвиток системи захисту даних, впровадження штучного інтелекту та навчання персоналу роботі з цифровими технологіями.